BCM คืออะไร? การบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจเพื่อรับมือวิกฤต
ปัจจุบันองค์กรเป็นจำนวนมากหันมาให้ความสนใจกับการบริหารจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจ หรือ Business Continuity Management (BCM) และ Resilience กันมากขึ้น ท่ามกลางสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เผชิญกับความไม่แน่นอนหลายมิติ โดยเฉพาะความตึงเครียดทางภูมิรัฐศาสตร์ (Geopolitics) ในปีนี้โดยเฉพาะ ความขัดแย้งระหว่างสหรัฐอเมริกาและอิหร่าน ที่ส่งผลกระทบเป็นวงกว้างต่อห่วงโซ่อุปทาน พลังงาน ระบบโลจิสติกส์ และเสถียรภาพในการดำเนินงานขององค์กร บทความนี้จะพาผู้อ่านทำความเข้าใจว่า BCM คืออะไร? มีประโยชน์อย่างไรกับองค์กร?
Key Takeaways
- BCM ช่วยให้องค์กรสามารถรับมือและฟื้นตัวจากเหตุไม่คาดคิดได้อย่างเป็นระบบ ลดโอกาสที่การดำเนินงานจะหยุดชะงักอย่างรุนแรง และช่วยให้ธุรกิจยังคงให้บริการได้ในระดับที่ยอมรับได้แม้เกิดวิกฤต
- BIA และ Risk Assessment คือหัวใจของการทำ BCM ที่มีประสิทธิภาพ ข้อมูลจากการวิเคราะห์ทั้งสองส่วนช่วยให้องค์กรเข้าใจสิ่งที่สำคัญจริง ความเสี่ยงที่ต้องให้ความสำคัญ และสามารถตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ได้ดีขึ้น
- BCM ไม่ใช่แค่การทำแผน BCP แต่คือกระบวนการที่ต้องทดสอบและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง การฝึกซ้อมและการทบทวนแผนอย่างสม่ำเสมอช่วยให้แผนสามารถใช้งานได้จริง และลดความสับสนในสถานการณ์ฉุกเฉิน
องค์กรที่มี BCM ที่ดีจะมีความยืดหยุ่นและได้เปรียบในการแข่งขันในระยะยาว สามารถฟื้นตัวได้เร็วกว่า ลดความสูญเสีย และสร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้า คู่ค้า และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
BCM คืออะไร?
BCM คือ Business Continuity Management หรือการบริหารจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจ ซึ่งเป็นกระบวนการบริหารจัดการแบบองค์รวมที่องค์กรใช้ในการเตรียมความพร้อม รับมือ และฟื้นฟูธุรกิจเมื่อเกิดเหตุหยุดชะงักหรือวิกฤตขึ้น โดยสอดคล้องกับแนวคิดของมาตรฐาน ISO 22301 ที่พูดถึงระบบบริหารจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจ หรือ Business Continuity Management System (BCMS) ซึ่งเป็นเฟรมเวิร์คที่เข้ามาช่วยให้การทำ BCM มีความสม่ำเสมอ สามารถตรวจประเมิน ดำเนินการ และพัฒนาต่อไปได้อย่างยั่งยืน การนำหลักการ BCM มาใช้จะช่วยให้องค์กรสามารถรับมือและฟื้นฟูจากวิกฤตต่างๆได้อย่างรวดเร็ว (Resilience) ลดผลกระทบต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันบนสภาวะแวดล้อมทางธุรกิจที่เต็มไปด้วยความเสี่ยงได้อย่างมีประสิทธิภาพ
BCM ประกอบไปด้วยอะไรบ้าง?
องค์ประกอบของ BCM หรือ การบริหารจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจ ประกอบไปด้วย 6 หัวข้อหลัก ดังรูป
การวางแผนและควบคุมการดำเนินงาน
คือการทำให้ BCM ไม่ใช่แค่ระบบที่เขียนไว้ในเอกสาร แต่เป็นระบบที่ ถูกปฏิบัติ ควบคุม และบริหารอย่างเป็นรูปธรรม เพื่อให้องค์กรสามารถดำเนินงานได้อย่างต่อเนื่องเมื่อเกิดเหตุหยุดชะงัก ตัวอย่างเช่น การจัดการเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงที่กระทบต่อ BCM ขององค์กร การควบคุมกระบวนการจัดจ้างภายนอก
การประเมินผลกระทบทางธุรกิจ (BIA) และการประเมินความเสี่ยง (RA)
การประเมินผลกระทบทางธุรกิจและการประเมินความเสี่ยง นับว่ากระดุมเม็ดแรกสำหรับองค์กรที่ต้องการทำ BCM การทำ BIA จะช่วยให้องค์กรสามารถระบุผลิตภัณฑ์ บริการหลัก และกิจกรรมสำคัญ รวมถึงตอบคำถามที่เป็นเงื่อนไขด้านความต่อเนื่องที่สำคัญๆ เช่น หยุดชะงักได้นานเท่าไหร่? ต้องฟื้นฟูกิจกรรมไหนก่อน? ใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง? ในขณะที่การประเมินความเสี่ยง จะช่วยเข้ามาตอบคำถามว่าองค์กรมีความเสี่ยงหยุดชะงักจากไหนบ้าง? เสี่ยงแค่ไหน? ความเสี่ยงไหนบ้างควรทำแผน BCP
กลยุทธ์ด้านความต่อเนื่องทางธุรกิจ
เป็นขั้นตอนหลังจากทำ BIA และ RA เสร็จแล้ว องค์กรจะกำหนดกลยุทธ์ต่างๆเพื่อฟื้นฟูหรือรองรับการหยุดชะงัก เช่น การจัดหาสถานที่ทำงานสำรอง การหาซัพพลายเออร์ทางเลือก เพื่อให้กิจกรรมสำคัญกลับมาดำเนินงานได้ภายในเวลาที่กำหนด
การจัดทำแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ (BCP)
เป็นเอกสารแผนและขั้นตอนที่ระบุหน้าที่ ความรับผิดชอบ และสิ่งที่องค์กรต้องทำเพื่อลดผลกระทบเมื่อเกิดเหตุฉุกเฉินหรือภาวะวิกฤต รวมถึงฟื้นฟูกิจกรรมสำคัญให้กลับมาดำเนินงานได้หลังจากเหตุหยุดชะงัก แผน BCP นับเป็นหัวใจหลักของ BCM อย่างไรก็ตาม องค์กรจะต้องทำ BIA และ RA รวมถึงกำหนดกลยุทธ์ด้านความต่อเนื่อง ก่อนที่จะทำแผน BCP
การฝึกซ้อมและการทดสอบแผน
เป็นการฝึกซ้อมและทดสอบแผน BCP ในรูปแบบต่างๆ เช่น tabletop exercise หรือ simulation เพื่อตรวจสอบความพร้อมของบุคลากร ระบบ และแผนงาน รวมถึงหาจุดที่ต้องปรับปรุงก่อนเกิดเหตุจริง
การประเมินความสามารถด้านความต่อเนื่องทางธุรกิจ
เป็นการทบทวนและประเมินว่าเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับ BCM และความสามารถขององค์กรในการรับมือเหตุหยุดชะงักยังมีความเหมาะสม ทันสมัย และเพียงพอหรือไม่ เพื่อสนับสนุนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
เหตุผลที่ธุรกิจต้องมี BCM มีอะไรบ้าง?
BCM คือ การบริหารจัดการองค์รวมโดยคำนึงถึงการลดผลกระทบจากความเสี่ยงต่างๆ ที่มีมากมายจนไม่อาจป้องกันได้หมดในปัจจุบัน และช่วยให้องค์กรกลับมาฟื้นตัวได้อย่างรวดเร็วเพื่อให้อยู่รอดในสภาวะแวดล้อมการทำธุรกิจในปัจจุบัน เราได้สรุปเหตุผลหลักที่องค์กรควรมี BCM ไว้ด้านล่างดังนี้
เพื่อให้ธุรกิจยังดำเนินต่อได้ เมื่อเกิดเหตุไม่คาดคิด
ธุรกิจในปัจจุบันเผชิญกับความเสี่ยงตลอดเวลา เช่น ไฟไหม้ ภัยธรรมชาติ ซัพพลายเออร์หยุดชะงัก โดยเฉพาะอย่างยิ่งปัญหาจากสงครามและภูมิรัฐศาสตร์ การมี BCM จะช่วยให้องค์กรสามารถรับมือวิกฤตเหล่านี้ได้ผ่านแผน BCP และกลยุทธ์ด้านความต่อเนื่อง
รักษาความเชื่อมั่นของลูกค้าและคู่ค้า
BCM ช่วยให้องค์กรมีแผนรับมือกับเหตุหยุดชะงัก ซึ่งรวมถึงมาตรการต่างๆ ที่ทำให้สามารถส่งมอบสินค้าหรือบริการได้บางส่วนแก่ลูกค้า มีแผนการติดต่อสื่อสารแก่ลูกค้าและคู่ค้าอย่างชัดเจน จึงเป็นการเพิ่มความเชื่อมั่นว่าองค์กรสามารถคุมสถานการณ์หรือวิกฤตได้
ปฏิบัติตามกฎหมาย ข้อกำหนด และสัญญา
หลายอุตสาหกรรมถูกบังคับด้วยกฎหมายให้มี BCM และแผน BCP เนื่องจากเป็นกลุ่มธุรกิจที่ไม่สามารถหยุดชะงักเป็นระยะเวลานานๆได้ เช่น ธนาคาร โทรคมนาคม โครงสร้างพื้นฐาน หรือแม้กระทั่งองค์กรที่บังคับข้อกำหนดด้านความต่อเนื่องลงในสัญญาการให้บริการ (SLA)
เพิ่มความพร้อมของบุคลากรในยามวิกฤต
ในสถานการณ์ฉุกเฉินหรือภาวะวิกฤต ที่ต้องอาศัยความเร่งด่วนในการแก้ปัญหา มีความกดดันสูง และอาจได้ข้อมูลไม่ครบด้านสำหรับการตัดสินใจสำคัญๆ การมี BCM และแผน BCP ที่มีการแบ่งบทบาทหน้าที่ของบุคลากรชัดเจน จะช่วยให้บุคลากรได้มีโอกาสฝึกซ้อมแผน เพิ่มความคุ้นเคยและความมั่นใจในเวลาที่ต้องตอบสนองกับวิกฤตจริง
สนับสนุนการบริหารความเสี่ยงและการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ในระยะยาว
BCM ช่วยให้องค์กรรู้ว่าสินค้า บริการและกิจกรรมไหนที่สำคัญ หยุดได้นานแค่ไหน ต้องใช้ทรัพยากรอะไรและมีความเสี่ยงอะไรบ้าง ข้อมูลที่ได้จากการทำการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ (BIA) และการประเมินความเสี่ยง (RA) จะช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการความเสี่ยงได้อย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ ส่งผลให้องค์กรได้เปรียบและมีผลการดำเนินงานที่เหนือกว่าองค์กรอื่นในระยะยาว
สร้าง BCP หรือ BCM ให้ธุรกิจ ต้องเริ่มต้นอย่างไร?
InterRisk ได้ทำการสรุปขั้นตอนการทำ BCM ที่สอดคล้องกับมาตรฐาน ISO 22301 ไว้ด้านล่างดังนี้
เริ่มจากความเข้าใจและการสนับสนุนของผู้บริหาร
ก่อนเริ่มทำ BCM หรือ BCP องค์กรควรสร้างความเข้าใจร่วมกันว่า BCM ไม่ใช่แค่งานเอกสาร แต่เป็นเครื่องมือบริหารความเสี่ยงและความอยู่รอดของธุรกิจ สิ่งที่สำคัญในขั้นตอนแรกคือการกำหนดวัตถุประสงค์ว่าทำไมองค์กรถึงต้องมี BCM? ต้องมีการสนับสนุนจากผู้บริหาร กำหนดนโยบายกับทิศทาง และผู้รับผิดชอบด้าน BCM อย่างเป็นทางการก่อน
กำหนดขอบเขตของ BCM
องค์กรควรกำหนดให้ชัดว่า BCM จะครอบคลุมหน่วยงานใด สถานที่ไหนบ้าง ครอบคลุมสินค้าหรือบริการใดบ้างที่สำคัญ การกำหนดขอบเขตที่เหมาะสมตั้งแต่แรก จะช่วยให้ BCM ไม่ใหญ่เกินไปและสามารถทำได้สำเร็จจริง
การวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ (BIA) และการประเมินความเสี่ยง (RA)
องค์กรจะต้องทำ BIA และ RA คู่กันเป็นขั้นตอนแรกหลังจากกำหนดขอบเขตของ BCM เสร็จแล้ว การทำ BIA และ RA คู่กันจะทำให้องค์กรทราบเงื่อนไขด้านความต่อเนื่อง (BC Requirements) เพื่อไปกำหนดกลยุทธ์ในการฟื้นฟูต่อไป
กำหนดกลยุทธ์ด้านความต่อเนื่องทางธุรกิจ
เมื่อองค์กรทราบเงื่อนไขด้านความต่อเนื่องจากการทำ BIA และ RA แล้ว ขั้นตอนต่อไปที่องค์กรต้องพิจารณาคือกลยุทธ์ด้านความต่อเนื่อง (BC strategies) เพื่อใช้ฟื้นฟูกิจกรรมสำคัญและทรัพยากรที่ต้องการ
จัดทำแผน BCP และขั้นตอนปฏิบัติ
เมื่อมีกลยุทธ์ด้านความต่อเนื่องแล้ว จึงนำมาจัดทำเป็นแผน BCP ที่ใช้งานได้จริง ในแผน BCP จะมีการระบุรายละเอียดต่างๆ เช่น บทบาทหน้าที่ แผนฉุกเฉิน การสื่อสารในสภาวะวิกฤต และแผนการฟื้นฟูตามกลยุทธ์ที่ได้มีการระบุก่อนหน้า
ฝึกซ้อม ทดสอบ และปรับปรุงแผน
BCM จะสมบูรณ์ไม่ได้หากไม่เคยทำการทดสอบแผน BCP การทดสอบแผน BCP นอกจากจะช่วยให้องค์กรเจอสิ่งที่ต้องปรับปรุงแล้ว ยังเป็นการฝึกให้พนักงานมีศักยภาพและความมั่นใจเวลาเกิดเหตุจริง
บริหาร BCM อย่างต่อเนื่อง (พัฒนาเป็น BCMS)
เมื่อองค์กรทำตามขั้นตอนข้างต้นอย่างเป็นระบบ BCM จะพัฒนาไปสู่ BCMS ที่มี นโยบาย การติดตามประเมินผล และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ซึ่งจะสอดคล้องกับ ISO 22301
ตัวอย่างองค์กรที่ใช้ระบบ BCM และ BCP ในประเทศไทย
องค์กรส่วนใหญุ่ในประเทศไทยที่ต้องมี BCM และแผน BCP ตามกฎหมายไทย จะเป็นธุรกิจประเภทธนาคาร รัฐวิสาหกิจ และหน่วยงานรัฐ InterRisk รวบรวมข้อมูลตัวอย่างองค์กรในไทยที่ทำแผน BCP มาให้ผู้อ่านด้านล่างดังนี้
ธนาคารอาคารสงเคราะห์ (GHB)
ธนาคารอาคารสงเคราะห์ได้มีการจัดทำนโยบายการบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ (BCM Policy) และแผน BCP เพื่อใช้เป็นแนวทางในการบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ ซึ่งเป็นไปตามข้อกำหนดของธนาคารแห่งประเทศไทย (BOT)
พีทีที โกลบอล เคมิคอล (PTT GC)
มีการบูรณาการระบบ BCM เข้ากับ OHSMS อย่าง ISO 45001 และ GC Management System (GCMS) มาใช้บริหารจัดการภาวะฉุกเฉินและวิกฤต เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดในการบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ
กรมท่าอากาศยาน (DOA)
กรมท่าอากาศยานเป็นอีกหนึ่งหน่วยงานรัฐที่นำ BCM มาใช้ควบคู่กับการทำแผน BCP ให้เป็นไปตามแนวคิดการบริหารความต่อเนื่องของหน่วยงานภาครัฐ เพื่อรับมือกับวิกฤตต่างๆ
คำถามที่พบได้บ่อย (FAQs)
BCM จำเป็นสำหรับทุกองค์กรหรือไม่?
BCM มีความจำเป็นสำหรับองค์กรทุกประเภทและทุกขนาด ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ เนื่องจากทุกธุรกิจล้วนมีความเสี่ยงต่อเหตุการณ์ไม่คาดคิด BCM ช่วยให้องค์กรสามารถรับมือ ลดผลกระทบ และฟื้นฟูกิจกรรมสำคัญได้อย่างเป็นระบบ
BCM แตกต่างจาก BCP อย่างไร?
BCM คือกระบวนการและแนวทางการบริหารจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจแบบองค์รวม ขณะที่ BCP เป็นแผนหรือเอกสารหนึ่งที่อยู่ภายใต้ BCM ซึ่งใช้เป็นแนวทางปฏิบัติเมื่อเกิดเหตุฉุกเฉิน กล่าวคือ BCM เป็น “ระบบและกระบวนการ” ส่วน BCP คือ “แผนที่นำไปใช้จริง”
(สรุป) BCM คือทางรอดขององค์กรยุคใหม่ รับคำปรึกษากับ InterRisk Asia
บทความนี้ InterRisk พาผู้อ่านมาทำความเข้าใจว่า BCM คืออะไร? ให้ประโยชน์อะไรกับองค์กร รวมถึงอธิบายองค์ประกอบของ BCM ตามมาตรฐาน ISO 22301 หากผู้อ่านมีข้อสงสัยเพิ่มเติมเกี่ยวกับ BCM หรือองค์กรท่านยังไม่มีแผน BCP ติดต่อทีมที่ปรึกษาของ InterRisk วันนี้เพื่อรับคำปรึกษาเบื้องต้นฟรีได้เลย!
InterRisk เป็นที่ปรึกษาด้านการบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจชั้นนำในประเทศไทย ภายใต้เครือ MS&AD จากประเทศญี่ปุ่น
ทีมที่ปรึกษามีประสบการณ์ด้าน BCMS โดยตรง
การออกแบบแผนที่ปรับตามบริบทของแต่ละธุรกิจ
โซลูชันที่ใช้ได้จริง ครบวงจร และพร้อมดำเนินการ
