BCMS คืออะไร? ทำไมจึงสำคัญ? ป้องกันธุรกิจให้รอดจากทุกเหตุการณ์
ปัจจุบันองค์กรจำนวนมากเริ่มให้ความสำคัญกับการบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ (Business Continuity) เนื่องจากโลกธุรกิจเผชิญกับความไม่แน่นอนหลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น ภัยธรรมชาติ สงคราม หรือเหตุการณ์ฉุกเฉินมากมายที่อาจส่งผลกระทบต่อการทำงาน BCMS (Business Continuity Management System) คือ ระบบที่จะช่วยให้องค์กรสามารถเตรียมความพร้อม รับมือ และฟื้นตัวจากเหตุการณ์ไม่คาดคิดโดยอ้างอิงตามแนวทางปฏิบัติและมาตรฐานสากล เพื่อให้องค์กรมีความยืดหยุ่น (Resilience) และสามารถดำเนินงานได้อย่างต่อเนื่องเมื่อเผชิญกับสถานการณ์ฉุกเฉิน
BCMS คืออะไร
Business Continuity Management System หรือ BCMS คือ ระบบการบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ ที่องค์กรใช้ในการเตรียมความพร้อมรับมือและฟื้นตัวจากเหตุการณ์ไม่คาดฝัน เช่น ไฟไหม้ ภัยธรรมชาติ ระบบล่ม หรือการโจมตีทางไซเบอร์ โดยมีเป้าหมายเพื่อให้ธุรกิจสามารถดำเนินงานต่อไปได้อย่างต่อเนื่องแม้ในสถานการณ์วิกฤติ ดังนั้น BCMS จึงเป็นเหมือน “แผนสำรองชีวิตองค์กร” ที่ช่วยให้ธุรกิจไม่หยุดชะงัก และสามารถกลับมาทำงานได้เร็วที่สุดหลังเกิดเหตุการณ์
หากเปรียบเทียบ BCMS กับระบบบริหารความเสี่ยงทั่วไปแล้ว BCMS คือระบบบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจที่เน้นความสามารถในการ “ดำเนินงานต่อ” เมื่อเกิดเหตุการณ์ร้ายแรง โดยมี Business Continuity Plan หรือแผน BCP คือส่วนหนึ่งของ BCMS ที่ระบุขั้นตอนการตอบสนอง การสื่อสารภายในองค์กร การจัดการทรัพยากรที่สำคัญที่ครอบคลุมทั้งก่อน ระหว่างและหลังเกิดเหตุเพื่อให้องค์กรดำเนินงานต่อได้เร็วที่สุด
แนวทางปฏิบัติและมาตรฐานสากล สำหรับระบบ BCMS มีอะไรบ้าง?
ISO 22301:2019 Security and Resilience – Business Continuity Management System
- เป็นมาตรฐานสากลที่กำหนดกรอบการดำเนินงานของ Business Continuity Management
- เป็นมาตรฐานหลักของระบบ BCMS ที่ช่วยให้องค์กรลดเวลาหยุดชะงัก เพิ่มความสามารถในการฟื้นตัว และสร้างความยืดหยุ่นในการดำเนินธุรกิจ
Business Continuity Institute (BCI) – Good Practice Guidelines (GPG)
- เป็นแนวทางที่ได้รับการยอมรับในระดับสากลสำหรับการดำเนินระบบ BCMS อย่างมีประสิทธิภาพ
- ให้คำแนะนำเชิงปฏิบัติและอ้างอิงจากมาตรฐาน ISO22301
NFPA 16000:2024 – Standard for Emergency, Continuity, and Crisis Management
เป็นข้อกำหนดและแนวทางเกี่ยวกับการจัดการในสภาวะวิกฤติและบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ
ISO 31000:2018 Risk Management
- แนวทางการบริหารความเสี่ยงโดยการระบุหาความเสี่ยงที่เป็นภัยคุกคามและบรรเทาภัยที่อาจเกิดขึ้น
- แม้จะไม่ใช่มาตรฐานเฉพาะ แต่เป็นแนวทางสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถระบุและจัดการความเสี่ยงที่อาจส่งผลต่อการบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ
ขั้นตอนหลักในระบบ BCMS คืออะไรบ้าง?
ขั้นตอนหลักในระบบ BCMS (หรือที่บางองค์กรอาจเรียกแตกต่างกันไป เช่น ระบบ BCM BCMS ระบบบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ ฯลฯ ) ประกอบด้วยขั้นตอนที่สำคัญ ได้แก่
การวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ (Business Impact Analysis หรือ BIA)
BIA คือ ขั้นตอนในการวิเคราะห์และระบุกระบวนการที่สำคัญและจำเป็นต่อการดำเนินธุรกิจ รวมถึงผลกระทบหากกระบวนการเหล่านั้นหยุดชะงัก มีการกำหนดค่าที่สำคัญ เช่น RTO (Recovery Time Objective) และ RPO (Recovery Point Objective)
การประเมินความเสี่ยง (Risk Assessment หรือ RA)
ขั้นตอนนี้ช่วยให้องค์กรเข้าใจว่าอะไรคือความเสี่ยงหรือภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้น และมีโอกาสมากน้อยเพียงใด
การจัดทำแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจและการซ้อมแผน
เมื่อเข้าใจผลกระทบและความเสี่ยงแล้ว องค์กรควรจัดทำ Business Continuity Plan หรือแผน BCP ที่ระบุขั้นตอนการตอบสนองต่อเหตุการณ์ฉุกเฉินขององค์กร รวมไปถึงฝึกซ้อมแผนเพื่อให้พนักงานเข้าใจบทบาทของตน
การอบรมและทบทวนความเข้าใจอย่างสม่ำเสมอ
เพื่อให้พนักงานเข้าใจว่า BCMS คืออะไรและเสริมสร้างความเข้าใจในกระบวนการ Business Continuity Management
วิธีจัดการระบบ BCMS ให้มีประสิทธิภาพ ในองค์กร
การจัดการระบบ BCMS อย่างมีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องอาศัยความร่วมมือจากหลากหลายฝ่าย
BCMS ที่ดีควรมีอะไรบ้าง? เจาะลึกระบบบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ
ตามที่ระบุในมาตรฐาน ISO22301 ระบบบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจจะพิจารณา 7 หัวข้อหลัก ดังนี้
1. บริบทขององค์กร
องค์กรต้องเข้าใจบริบทของตนเอง เช่น ความต้องการ ความเสี่ยง รวมถึงข้อบังคับและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง เพื่อกำหนดแนวทางของ Business Continuity Management ได้อย่างเหมาะสม
2. ความมุ่งมั่นจากผู้บริหารระดับสูง
ผู้บริหารระดับสูงมีบทบาทสำคัญในการผลักดันระบบ BCMS โดยการกำหนดนโยบาย จัดสรรทรัพยากร และสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่สนับสนุนความต่อเนื่องทางธุรกิจ
3. การวางแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ
มีเป้าหมายเพื่อให้แน่ใจว่าองค์กรสามารถจัดการกับความเสี่ยงและโอกาส รวมถึงแนวทางบรรลุเป้าหมายด้านความต่อเนื่องทางธุรกิจได้อย่างชัดเจน
4. การสนับสนุน
ครอบคลุมทั้งด้านทรัพยากร การเงิน บุคลากร การสื่อสาร และการจัดการข้อมูลเอกสาร เช่น แผน BCP (Business Continuity Plan)
5. การดำเนินงาน
เป็นส่วนที่เกี่ยวข้องกับการนำแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจไปปฏิบัติจริง โดยครอบคลุมการวางแผน การกำหนดกลยุทธ์ และการเตรียมความพร้อมเพื่อรับมือ
6. การประเมินผลการดำเนินงาน
ผ่านการตรวจสอบภายใน (Internal Audit) และการทบทวนโดยฝ่ายบริหาร เพื่อให้แน่ใจว่าระบบยังคงมีประสิทธิภาพ
7. การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
เน้นการแก้ไขข้อบกพร่อง รวมถึงการวิเคราะห์สาเหตุ การดำเนินการป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำ และการติดตามผลการแก้ไข
ประโยชน์ ของการปรับปรุงแนวทางการจัดการในระบบ BCMS
โดยสรุปแล้ว Business Continuity Management System หรือ BCMS คือ แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ หรือระบบที่ช่วยให้องค์กรสามารถรับมือกับเหตุการณ์ไม่คาดคิด ด้วยการวิเคราะห์ จัดการความเสี่ยง และวางแผนล่วงหน้าอย่างเป็นระบบ องค์กรที่มี BCMS จะสามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างต่อเนื่อง สร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้า ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และลดผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น
InterRisk Asia (Thailand) เราเป็นบริษัทให้บริการด้านการบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ โดยครอบคลุมตั้งแต่การวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ (Business Impact Analysis), การประเมินความเสี่ยง (Risk Assessment), การจัดทำแผน Business Continuity Plan ไปจนถึงการฝึกอบรม ฝึกซ้อมและให้คำปรึกษาตามมาตรฐาน ISO 22301 เพื่อให้องค์กรพร้อมรับมือกับเหตุการณ์ในทุกระดับได้อย่างมีประสิทธิภาพและยั่งยืน
ทีมที่ปรึกษามีประสบการณ์ด้าน BCMS โดยตรง
การออกแบบแผนที่ปรับตามบริบทของแต่ละธุรกิจ
โซลูชันที่ใช้ได้จริง ครบวงจร และพร้อมดำเนินการ
