การจัดการความเสี่ยงในองค์กรไม่ได้หมายถึงการป้องกันเหตุการณ์ไม่ให้เกิดขึ้นเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการเตรียมความพร้อมในการตอบสนองและฟื้นตัวเมื่อเหตุการณ์เกิดขึ้นจริง หากองค์กรไม่มีการเตรียมแผนรับมือที่ชัดเจน ผลกระทบอาจรุนแรงถึงขั้นหยุดการดำเนินงาน สูญเสียรายได้ และทำลายความเชื่อมั่นของลูกค้า การมีแผนรับมือเหตุฉุกเฉินจึงไม่ใช่เรื่อง “ควรมี” แต่เป็นเรื่อง “จำเป็น” เพื่อปกป้องทั้งคนและธุรกิจให้รอดพ้นจากวิกฤต
HIGHLIGHTS:
Contingency Plan คือแผนสำรองที่เตรียมไว้ล่วงหน้าเพื่อรับมือกับเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้นและทำให้ธุรกิจหยุดชะงัก
Emergency Plan คือแผนตอบสนองทันทีเมื่อเกิดเหตุฉุกเฉิน เน้นการปกป้องชีวิตและทรัพย์สินเป็นหลัก
Business Continuity Plan (BCP) คือแผนแม่บทที่ครอบคลุมทั้งการป้องกัน การตอบสนอง และการฟื้นฟู เพื่อให้ธุรกิจดำเนินต่อได้แม้เกิดวิกฤตใหญ่
แผนแต่ละประเภทมีจุดประสงค์ที่ต่างกัน การเริ่มต้นทำแผนควรจึงเริ่มจากการ กำหนดเป้าหมาย วิเคราะห์และประเมินความเสี่ยง จัดลำดับความสำคัญ และทดสอบแผนอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้การทำแผนบรรลุจุดประสงค์และเป้าหมายที่ตั้งไว้
Contingency Plan คืออะไร?
Contingency Plan คือแผนสำรองการปฏิบัติงานที่องค์กรจัดทำขึ้นเพื่อรับมือกับเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้นและส่งผลกระทบต่อการดำเนินงาน โดยไม่ได้จำกัดเฉพาะเหตุฉุกเฉินที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัย แต่ครอบคลุมถึงปัญหาทางธุรกิจ เช่น ระบบไอทีล่ม ซัพพลายเชนหยุดชะงัก หรือการสูญเสียทรัพยากรสำคัญ จุดเด่นของแผนนี้คือการเตรียม “ทางเลือก” ไว้ล่วงหน้าเพื่อให้ธุรกิจยังคงดำเนินต่อได้แม้เกิดการหยุดชะงัก
จุดประสงค์หลักของแผน Contingency
- ลดผลกระทบต่อการดำเนินงานเมื่อเกิดเหตุไม่คาดคิด
- สร้างความมั่นใจให้กับลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียว่าองค์กรมีความพร้อม
- รักษาการดำเนินงานและลดการสูญเสียรายได้
- ช่วยให้การตัดสินใจในภาวะวิกฤตมีความรวดเร็วและมีทิศทางที่ชัดเจน
ตัวอย่างการใช้งานในองค์กร
ด้านไอที: จัดทำแผนสำรองเซิร์ฟเวอร์และระบบ Cloud หากระบบหลักล่ม เพื่อให้บริการลูกค้าไม่สะดุด
โรงงานผลิต: เตรียมซัพพลายเออร์สำรองไว้ หากซัพพลายเออร์หลักไม่สามารถส่งวัตถุดิบได้ตามกำหนด
องค์กรการเงิน: มีแผนสำรองการทำงานจากสาขาอื่น หากสาขาหลักไม่สามารถเปิดทำการได้จากเหตุการณ์ไม่คาดคิด
Emergency Plan คืออะไร?
Emergency Plan คือแผนการตอบสนองทันทีเมื่อเกิดเหตุฉุกเฉินที่ส่งผลกระทบต่อความปลอดภัยของบุคลากรและทรัพย์สินในองค์กร เช่น แผนฉุกเฉินไฟไหม้ แผนฉุกเฉินน้ำท่วม แผนฉุกเฉินแผ่นดินไหว หรืออุบัติเหตุร้ายแรง จุดสำคัญของแผนนี้คือการมีขั้นตอนที่ชัดเจนและสามารถนำไปใช้ได้ทันที เพื่อป้องกันการสูญเสียและลดความเสียหายให้น้อยที่สุด
จุดประสงค์หลักของแผนฉุกเฉิน
- ปกป้องชีวิตและความปลอดภัยของพนักงาน ลูกค้า และผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง
- ลดความเสียหายต่อทรัพย์สินและโครงสร้างพื้นฐานขององค์กร
- กำหนดขั้นตอนการอพยพ การแจ้งเตือน และการประสานงานอย่างเป็นระบบ
- สร้างความมั่นใจว่าองค์กรมีความพร้อมในการรับมือกับเหตุการณ์ฉุกเฉิน
ตัวอย่างสถานการณ์ที่ต้องใช้แผนฉุกเฉิน
ไฟไหม้ในอาคารสำนักงาน: มีขั้นตอนการอพยพพนักงานไปยังจุดรวมพลที่ปลอดภัย พร้อมระบบแจ้งเตือนและทีมดับเพลิงภายใน
น้ำท่วมฉับพลัน: มีแผนการเคลื่อนย้ายอุปกรณ์สำคัญและการปิดระบบไฟฟ้าเพื่อป้องกันอันตราย
แผ่นดินไหว: มีคู่มือการปฏิบัติ เช่น การหลบใต้โต๊ะ การอพยพออกจากอาคาร และการตรวจสอบความปลอดภัยหลังเหตุการณ์
อุบัติเหตุร้ายแรงในโรงงาน: มีทีมปฐมพยาบาลและขั้นตอนการแจ้งหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทันที
Business Continuity Plan (BCP) คืออะไร?
Business Continuity Plan (BCP) คือแผนกลยุทธ์ที่องค์กรจัดทำขึ้นเพื่อให้มั่นใจว่าธุรกิจสามารถดำเนินต่อไปได้แม้เกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิดหรือวิกฤตที่ส่งผลกระทบต่อการทำงาน เช่น ภัยธรรมชาติ การโจมตีทางไซเบอร์ หรือการหยุดชะงักของระบบสำคัญ แผนนี้ครอบคลุมทั้งการป้องกัน การตอบสนอง และการฟื้นฟู เพื่อให้ธุรกิจกลับมาสู่ภาวะปกติได้เร็วที่สุด
จุดประสงค์หลักของแผน BCP
- รักษาความต่อเนื่องของธุรกิจ: ลดการหยุดชะงักที่อาจทำให้สูญเสียรายได้และลูกค้า
- สร้างความเชื่อมั่น: ลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมั่นใจว่าองค์กรมีความพร้อมรับมือกับวิกฤต
- ลดผลกระทบทางการเงิน: การมีแผนที่ชัดเจนช่วยลดค่าใช้จ่ายจากการหยุดชะงักและการฟื้นฟู
- สอดคล้องกับมาตรฐานและข้อกำหนด: หลายอุตสาหกรรม เช่น การเงินและการประกันภัย กำหนดให้องค์กรต้องมี BCP เป็นข้อบังคับ
ตัวอย่างการนำไปใช้จริง
ธนาคาร: มีแผนสำรองระบบไอทีและศูนย์ข้อมูล (Data Center) เพื่อให้บริการลูกค้าได้ต่อเนื่องแม้ระบบหลักล่ม
โรงพยาบาล: จัดทำแผนการทำงานต่อเนื่องเพื่อให้บริการผู้ป่วยได้แม้เกิดไฟฟ้าดับหรือภัยพิบัติ
บริษัทโลจิสติกส์: มีเส้นทางการขนส่งสำรองและพันธมิตรหลายราย เพื่อป้องกันการหยุดชะงักของซัพพลายเชน
การดำเนินงาน: จัดทำแผนการทำงานจากระยะไกล (Remote Work) เพื่อให้พนักงานยังคงทำงานได้แม้เกิดโรคระบาดหรือเหตุการณ์ที่ทำให้ไม่สามารถเข้ามาออฟฟิศได้
ความแตกต่างระหว่าง Contingency Plan, Emergency Plan และ BCP
หลายครั้งเรามักสับสนระหว่าง Contingency Plan, Emergency Plan และ Business Continuity Plan (BCP) เพราะทั้งสามต่างก็ถูกออกแบบมาเพื่อรับมือกับเหตุการณ์ไม่คาดคิด แต่จริง ๆ แล้วแต่ละแผนมี เป้าหมาย ขอบเขต และบทบาทที่แตกต่างกัน การเข้าใจความแตกต่างนี้จะช่วยให้องค์กรสามารถเลือกใช้และบูรณาการแผนได้อย่างเหมาะสม เพื่อสร้างความมั่นคงทั้งในระยะสั้นและระยะยาว
ข้อสรุปความแตกต่าง
- Contingency Plan เน้นการเตรียม “ทางเลือกสำรองเฉพาะด้าน” เพื่อให้ธุรกิจยังคงดำเนินต่อได้แม้เกิดการหยุดชะงัก - Emergency Plan เน้นการ “ตอบสนองทันที” เพื่อปกป้องชีวิตและทรัพย์สินเมื่อเกิดเหตุฉุกเฉิน - BCP (Business Continuity Plan) เน้นการรักษา “ความต่อเนื่องของธุรกิจ” ในภาพรวม ครอบคลุมทั้งการป้องกัน การตอบสนอง และการฟื้นฟู
คำถามที่พบได้บ่อย (FAQs)
Emergency Plan ต่างจากแผน BCP อย่างไร?
Emergency Plan เป็นแผนที่เน้นการ “ตอบสนองทันที เมื่อเกิดเหตุฉุกเฉิน เช่น ไฟไหม้ น้ำท่วม หรืออุบัติเหตุร้ายแรง ในขณะที่แผน BCP มีขอบเขตกว้างกว่า ครอบคลุมทั้งการป้องกัน การตอบสนอง และการฟื้นฟู เพื่อให้ธุรกิจสามารถดำเนินต่อไปได้แม้เกิดวิกฤต ไม่ใช่แค่การจัดการเหตุฉุกเฉินเฉพาะหน้า
Contingency Plan ต่างจาก Emergency Plan อย่างไร?
Contingency Plan คือแผนสำรองที่เตรียมไว้ล่วงหน้าเพื่อรับมือกับเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้น ส่วน Emergency Plan คือแผนตอบสนองทันทีเมื่อเกิดเหตุฉุกเฉินจริง เน้นการปกป้องชีวิตและทรัพย์สิน
ถ้าองค์กรมี Emergency Plan แล้ว จำเป็นต้องมี BCP อีกหรือไม่?
จำเป็น เพราะ Emergency Plan เน้นการตอบสนองทันที แต่ BCP เป้าหมายหลักคือการรักษาความต่อเนื่องของธุรกิจไม่ใช่แค่การจัดการเหตุฉุกเฉินเฉพาะหน้า และให้ธุรกิจกลับมาดำเนินต่อได้อย่างมีระบบและยั่งยืน ทั้งสองแผนจึงเสริมกันและทำให้องค์กรพร้อมรับมือทุกมิติของความเสี่ยง
จะเริ่มต้นทำแผนเหล่านี้ได้อย่างไร?
เริ่มจากการกำหนดเป้าหมาย วิเคราะห์ความเสี่ยง จัดลำดับความสำคัญของทรัพยากร กำหนดบทบาททีมงาน และทดสอบแผนอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้มั่นใจว่าแผนสามารถใช้งานได้จริงเมื่อเกิดเหตุการณ์
พร้อมรับมือทุกสถานการณ์ที่อาจส่งผลต่อความต่อเนื่องทางธุรกิจกับ InterRisk Asia
การมีแผนรองรับกับการเปลี่ยนแปลงคือหัวใจสำคัญในการรับมือความไม่แน่นอน หากไม่มีการวางแผนล่วงหน้า องค์กรอาจเผชิญกับผลกระทบโดยไม่ทันตั้งตัว
InterRisk Asia เป็นบริษัทผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดทำแผนฉุกเฉินและวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ ครอบคลุมตั้งแต่การวิเคราะห์สาเหตุ ผลกระทบ แนวทางแก้ไข ไปจนถึงการวางแนวทางการป้องกัน พร้อมบริการอบรมและให้คำปรึกษาที่ครอบคลุมหลายอุตสาหกรรม เพื่อช่วยให้องค์กรพร้อมรับมือ ลดผลกระทบและฟื้นฟูธุรกิจได้อย่างมั่นใจ
ทีมที่ปรึกษามีประสบการณ์ด้าน BCMS โดยตรง
การออกแบบแผนที่ปรับตามบริบทของแต่ละธุรกิจ
โซลูชันที่ใช้ได้จริง ครบวงจร และพร้อมดำเนินการ
